• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd

Doeltreffend en toekomstgericht archief digitaliseren


Archieven met waardevol cultuurhistorisch materiaal, (handgeschreven) medische dossiers, financiële- en personeelsadministraties, voor veel archieven geldt dat efficiënt gebruik van ruimte en bovenal data het verschil kan maken tussen nodeloos blijven omgaan met ruimtegebrek, zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en hoofdbrekens dankzij niet te volgen archiefstructuren of… direct en accuraat reageren op archiefaanvragen, omdat ze toekomstgericht gedigitaliseerd zijn door 2dA. 

 

Binnen seconden correcte data full color beschikbaar krijgen is geen droom, maar een voorwaarde voor elke organisatie die - klantgericht - wil ondernemen in een toekomst die roept om verregaande kostenbesparing, efficiencyverhoging en directe - beveiligde - toegang tot informatie. Maar hoe legt de basis te leggen voor dat goed functionerende digitale archief? 

 

Succesvol archief digitaliseren vraagt om meer dan scannen alleen!  

Het digitaliseren van een archief houdt meer in dan het uitvoeren van een scanproces; Jarenlang gebruik leiden ook in de best verzorgde archieven onvermijdelijk tot dossiervervuiling. Verkeerd teruggestoken pagina's, totale dossierinhouden zijn in andere mappen geraakt en niet zelden blijken ook gehele ordners verdwenen. Het digitaliseren van een archief door 2dA is dan niet alleen het moment om tot een beveiligde digitale - direct oproepbare en multi doorzoekbare - datastructuur over te komen, het is eveneens de uitgelezen kans om - zonder herstelinspanningen voorafgaand aan digitalisering - tot dataoptimalisatie over te gaan. Dankzij de innovatieve digitaliseringprocessen van 2dA is het digitaliseren van dossiers gelijk geworden aan het optimaliseren van uw archief; Uw data wordt opdrachtafhankelijk tot wel 99.99% correct retour geleverd! 

 

Daarom archief digitaliseren met 2dA 

Waar beperking van archiefruimte vaak de initiële motivatie is om te gaan digitaliseren, blijken kostenbesparing en efficiencyverhoging uiteindelijk de grote winst na een 2dA digitaliseringsproject; Door centralisering van archieven en het via internet, overal en altijd beschikbaar zijn van data, krijgen - geautoriseerde - gebruikers binnen seconden benodigde informatie. Daarbij komt dat 2dA in al haar digitaliseringen standaard dataoptimalisatie uitvoert, zowel op het niveau van de originele dossiers als die van de gedigitaliseerde data. Hiermee wordt ondermeer de bestaande dossiervervuiling in uw archief geminimaliseerd tot maximaal 0.01% en wordt de geleverde digitale data multi-doorzoekbaar. Ook wordt de herkenbaarheid van uw informatie vergroot, dankzij de standaard retourlevering van full color data door 2dA.

 

Een aantal voordelen op een rijtje:

Een archief digitaliseren volgens het innovatieve 2dA-digitalisereringsproces kent meerdere unieke voordelen, waaronder; 
 

  • Centralisering van het archief; 
     
  • Vanaf elke internetlocatie en binnen seconden beveiligde toegang tot de gedigitaliseerde data; 
     
  • Uniforme archiefopbouw (door o.a. het tackelen van het zogenoemde fiets-rijwielprobleem). 
     
  • Tijdwinst; 

- zoektijden naar dossiers: verdwijnen 
- zoektijden binnen dossiers:gereduceerd tot seconden, afhankelijk van internetverbinding
- hoge mate van doorzoekbaarheid: data kan al op twee alfanumerieke posities gevonden worden
- hoge mate van herkenbaarheid: 2dA digitaliseert standaard full colour (zonder noemenswaardige vertraging in snelheid oproepbaarheid) 
- forse beperking voorwerk voor digitaliseren door opdrachtgever, want uitsluitend gerichte werkzaamheden a.g.v. beschikbaar stellen aanleverlijsten door opdrachtgever en foutenlijsten door 2dA (geen controle van fysieke dossiers voor digitaliseren nodig) 

 

  • Ruimtewinst, door:  

- Afname fysieke archiefruimte 

- Beperkte dataopslagcapaciteit nodig (door unieke comprimeer- en beheermethodieken 2dA)

  

  • Toename veiligheid door: 

- kantoor-, archief- en/of werkruimte: door verwijdering - vaak brandbare - archiefmateriaal  

- data: door hoge beveiligingseisen  

- 100% traceerbaarheid gedigitaliseerde dossiers

  

Archiefmaterialen die volgens de unieke 2dA-digitaliseringsproces kunnen gedigitaliseerd: 

  • Medische dossiers   
  • Kinddossiers 
  • Boeken 
  • Dossiers bouwvergunningen 
  • Personeelsdossiers 
  • Financiële administratie 
  • Jaarverslagen 
  • Tekeningen in groot formaat (> dan A0) 
  • Cultuur historisch materiaal 
  • Foto’s 
  • Tekeningen 
  • (Land)kaarten 
  • Kranten en tijdschriften 
  • Overig grafisch drukwerk 
  • Overig materiaal

  


Zie ook het volgende persbericht:


 

Digitaliseren archief betekent voortaan fouten herstellen én voorkomen

  

Nieuwe kwaliteitstandaard voor digitaliseringmarkt door innovaties van digitaliseringspecialist 2dA uit Nijmegen


22 mei 2013 Nijmegen  >  Innovaties van digitaliseringspecialist 2DA leiden tot  baanbrekende verbetertrajecten in de digitaliseringbranche. Waar voorheen de omzetting van analoge naar digitale archieven met veel handwerk werd uitgevoerd heeft het Nijmeegse bedrijf een traject ontwikkeld waarin naast volautomatisch scanning standaard dataoptimalisering plaatsvindt. Hierdoor worden bestaande archief- en gebruiksfouten hersteld en kunnen toekomstige missers worden voorkomen; Een opmerkelijke en belangrijke stap tot kwaliteitsverbetering én kostenbesparing voor opdrachtgevers als het UMC St. Radboud, Schiphol Real Estate en de Monuta Stichting

 

Volautomatische controle en optimalisering

Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Ook in vertrouwelijke archieven zijn onjuist gelabelde, verkeerd weggestoken en zelfs verdwenen documenten aan de orde van de dag. Foutmarges die regelmatig in de tientallen procenten lopen, leiden ondermeer tot ongewenst zoeken, hoge kosten en vervolgfouten, die – ondermeer in de medische wereld – pijnlijk verkeerde gevolgen kunnen hebben. Om tot een foutloze digitalisering van het archief van het UMC St. Radboud te komen ontwikkelde en realiseerde het Nijmeegse 2dA een digitaliseringtraject dat analoge archieven zonder specifieke administratieve voorbereiding optimaliseert naar nagenoeg foutloze digitale archieven. Dat het product een gat in de markt vult blijkt inmiddels uit de aanvragen om ook reeds gedigitaliseerde data volautomatisch te controleren en - blijkt standaard - te optimaliseren.

 

Meer over 2dA

2dA, staat voor to digital archives. De digitaliseringspecialist uit Nijmegen werkt voor vooral nationale opdrachtgevers naar een 100% goedfunctionerende digitale dataomgeving. Het bedrijf is bekend om haar innovaties op het gebied van volautomatische datacontrole- en dataoptimaliseringtools. Daarnaast speelt de sluitende 2dA-track&trace methodiek een  belangrijke rol in de kwaliteitsverbetering en kostenbesparing van digitaliseringprocessen. Dit met oog voor Duurzaam Ondernemen.

archief digitaliseren 

 

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact